|
T.C.
KEPSUT KAYMAKAMLIĞI
Yazı İşleri Müdürlüğü
SAYI : B054VLK41680-501/ …/…./2008
KONU : Kepsut Kaymakamlığı İmza
Yetkileri Yönergesi.
…………………………………....
KEPSUT
1. AMAÇ ve HUKUKİ DAYANAK
Amaç
Kepsut Kaymakamlığı, Kaymakam adına imzaya yetkili Daire Amirlerini belirlemek, verilen yetkileri belli ilkelere bağlamak, ast kademelere yetki tanıyarak sorumluluk duygusunu geliştirmek, üst makamın önemli konularda daha sağlıklı karar almasını kolaylaştırmak için kendilerine zaman kazandırmak, hizmeti ve iş akışını hızlandırmak, kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, hizmette verimlilik ve etkinliği artırmak, halka ve iş sahiplerine kolaylığı sağlayarak; Yönetime karşı güven ve saygınlık imajını güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmak. Kaymakamlık görev hizmetlerinin süratli, verimli ve güvenli olarak yürütülebilmesi için kamu yararına hizmette katkısı bulunan haller dışındaki yazışmalarda imza yetkisinin devredilmesi suretiyle gereksiz yere zaman, işgücü ve kaynak israfını önlemektir.
Hukuki Dayanak
Bu yönerge, 5442 sayılı Kanun’un 5. ve 9. maddeleri ve Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 22. maddesine göre hazırlanmıştır.
2. TANIMLAR
Bu Yönergede yer alan;
Yönerge :Kepsut Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi
Kaymakamlık :Kepsut Kaymakamlığı
Kaymakam :Kepsut Kaymakamı
Birim :Bakanlıkların veya Müstakil Genel Müdürlüklerin İlçe Yönetimi içinde yer alan Müdürlüklerini ve Şefliklerini,
Birim Amiri :Bakanlıkların veya Müstakil Genel Müdürlüklerin İlçe Yönetimi içinde yer alan üst görevlilerini (Müdürlerini ve Şeflerini), ifade eder.
3. YETKİLER
a — Kaymakam
b — İlçe Yazı İşleri Müdürü
c — Birim Amirleri
4. İLKELER VE YÖNTEMLER
I- İlçe Genel İdare Kuruluşlarının;
a) Yeni bir hak veya mükellefiyet doğurmayan, Kaymakamlığın irade beyanını ve takdirini ve görüşünü gerektirmeyen konulardaki,
b) Bir dosyanın tanımlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için belge veya bilgi istenmesi hakkındaki,
c) Tip formlarla dosyanın incelenmesi, bir işlemin sonuçlandırılması, bilgi alma veya bilgi verme niteliğindeki dairelerin üst kademelerindeki yazışmalarla, Kaymakamlık aracılığı olmaksızın doğrudan doğruya daire amirlerince yapılır.
II- Kaymakamlığa bağlı her yetkili, imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdim ederek zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
III- imza yetkisinin kullanımında hitap edilen makamın seviyesi ile birlikte konun kapsamı ve önemi göz önünde tutulur.
a)Yetkilerin sorumlulukla dengeli, eksiksiz ve doğru kullanılması esastır.
b)Her kademe sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerine aydınlatılır. Yetkisi derecesinde ‘bilme hakkını kullanır.
Bu amaçla;
Her makam sahibi, imzaladığı yazılarda, üst makamın bilmesi gerekenleri takdir ederek zamanında üst makama bilgi vermekle yükümlüdür.
Kaymakam Kamu Kurumlarının tümü ile, Birim Amirleri kendi birimleri ile ilgili olarak ‘bilme hakkı’nı kullanır.
Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır.
c) Kaymakam yetki devredebilir.
d) Kaymakamlık ile diğer makamlar arsında yapılacak yazışmalarda imza yetkisini kullanmada kimin yetkili olduğu, hitap edilen makamın seviyesi ile konunun kapsam ve önemi dikkate alınarak belirlenir.
e) Yazılar bütün ara kademe amirlerinin parafı alınmadan imzaya sunulmaz.
f) Birim amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazlardan sorumludurlar.
g) Birim amirinin görevli, izinli yada raporlu olduğu hallerde vekili imza yetkisini kullanır. En kısa zamanda birim amirine, yapılmış iş ve işlemlerle ilgili bilgi verir.
h) Gizli, ivedi yazılar ile bilgi vermeyi, açıklama yapmayı yada Makam onayı almayı gerektiren yazılar Birim Amirleri tarafından Kaymakamın imzasına sunulur.
i) Yazıların ilgili olduğu birimlerde hazırlanıp oradan yayınlanması esastır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünde hazırlanan yazıların bir örneği bilgi için ilgili birimlere gönderilir. Bu tür yazılar için imzaya sunulmadan önce Yazı İşleri Müdürünün parafı alınır.
j) Yetki devri ile edinilen yetki devredilemez.
k) ‘Koruyucu Güvenlik Yönergesi’ esasları hassasiyetle tatbik olunacak; personel, bina ve belge güvenliği sağlanacaktır.
l) Birimlerine intikal eden resmi yazı ve belgelerin muhafazası ve korunması ile tabi olduğu prosedürün ikmaline ilişkin tedbirlerin alınmasından Birim Amirleri yetkili ve sorumludur.
m) Tekit yazıları, yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir. TEKİT’e meydan verilen birimlerde Birim Amiri ile birlikte ilgili görevliler ortaklaşa sorumlu tutulacaklardır.
n) Bu Yönerge doğrultusunda birimler kendi aralarında doğrudan yazışma yapabilirler.
o) Birim Amirleri yazışmalarında karşılıklı olarak ‘arz ederim’ ifadesini kullanacaklardır.
5. SORUMLULUK
a) Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından ve Yönergeye göre hareket edildiğini kontrolden ilgili Birim Amirleri,
b) Kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından ilgili Birim Amirleri ve Evrak Memurları sorumludur.
6. KAYMAKAMIN İMZALAYACAĞI YAZILAR
a)Valilik Makamına gönderilecek bütün yazılar, Vali imzası ile gelen yazıların cevapları, Valilik Makamına sunulan Kaymakamlık görüş, teklif ve taleplerini içeren yazılar,
b) İlçenin genel gidişi ile ilgili genel emirleri,
c) Askeri Makamlara gönderilecek bütün yazılar,
d)Yargı mercilerine herhangi bir konuda Kaymakam görüş ve önerilerinin bildirilmesine ilişkin yazılar,
e)Her türlü inceleme ve soruşturma onayları,
f) ye Komisyon Başkanı sıfatı ile yasalara ilçede teşekkül eden kurul ve komisyonların aldığı kararlar,
g) Prensip ve uygulamadan gelen usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar,
h) Verile Emirleri,
i) Birimlere gönderilecek önemli direktif ve genelgeler, karar niteliğindeki yazılar,
j) Yeni kadro ihdasına ve yatırım harcamaları ödenek isteklerine ilişkin olarak ilgili makamlara yazılan yazılar,
k) İzin ve izin onayları,
l) İlçe İdare Şube Başkanı ve birim amirlerinin hasta sevk kağıtları, (Kaymakamın ilçe dışında olması halinde veya Kaymakama ulaşılmadığı durumlarda İlçe Yazı İşleri Müdürü Kaymakam adına imzalayabilecektir.)
m) Görevden uzaklaştırma ve göreve tekrar başlatma yazıları,
n) Devir ve teftiş sonucu görülen aksaklıklar veya alınması gerekli tedbirleri içeren yazılar,
o) 657 Sayılı DMK’nun 15. maddesine dayalı olarak basına gönderilen açıklama yazıları,
p) Takdirnameler, re’ sen verilen disiplin cezaları ve tahkikat esasına dair yazılar,
q)Önemli şikayetlere verilen cevaplar ile önem derecesine bakılmaksızın Kaymakamlık Makamına intikal etmiş konuların başlangıç ve sonuçlarını teşkil eden yazılar,
r) Diğer birimlerin yetki almanda kalıp hassasiyet arz eden ve sonucu değişik kanallardan Kaymakama intikal ettirilebilecek nitelikteki işlemler hakkında neticelendirilmeden önce Kaymakama bilgi verilir.
s)3091 sayılı Kanun’a göre görevlendirme ve karar yazıları,
t) İldeki Bakanlık Müdürlerine ilgili müdür imzası ile gelen yazılara verilecek cevaplar ile müdürlüklere görüş ve teklif bildiren yazılar,
u) Şifreli yazışmalar ile önemli ve özellik arz eden konulara ilişkin ‘Gizli’ ve Kişiye Özel’ yazılar,
-Üst, eşdeğer ve ast makamlara çekilen şifrelerin tümü,
-Açılan şifrelerden Bakan, Müsteşar ve Vali imzalı olanların ast makamlara intikal ettirilmesine ilişkin yazılar,
-Gizlilik dereceli yazılardan ‘Kişiye Özel’ işareti olanların tümü,
-Önem ve özellik arz eden diğer gizlilik dereceli yazılar,
v) Onaylanması gereken bütün yazı ve teklifler,
w) Devletin hüküm ve tasarrufu altında veya hazinenin mülkiyetinde bulunan taşınmazların özellik arz eden bir amaca tahsisi ile ilgili yazılar,
x) Birim Amirleri ile ilgili ihbar ve şikayetler nedeniyle üst makamlara yazılan yazılar, inceleme ve soruşturma için müfettiş isteme ile ilgili yazılar,
y) Kaymakamın Başkanı olduğu kurulların çalışma ve toplantıları ile ilgili yazılar,
z) Kanunların Kaymakam tarafından yapılmasını emrettiği işlere ait yazılar,
aa) Kaymakam’ın bizzat imzalamayı gerekli gördüğü yazılar,
bb) İlçemizdeki genel idare kuruluşları arasındaki emir niteliğindeki yazılar mutlaka Kaymakam imzasıyla yazılacaktır. Teknik ve hesaba ilişkin işlerde emir niteliğinde olmaması kaydıyla kurum amiri imzasıyla ilgili kuruma hitaben yazı yazılabilecektir.
7. KAYMAKAMIN ONAYLAYACAĞI YAZILAR
a) İlçe bağlı Köylerin Bütçelerinin onaylanması,
b) Kamu görevlilerinin mazeret izni ve hastalık izni verilmesini, hastalık izinlerinin görev mahalli dışında geçirilmesini ve bunların yıllık izinlerini kullanmalarına ilişkin öneriler ile tayin onayları (Her türlü izin talepleri ve onayları bizzat talep eden tarafından sunulacaktır.)
c) Bir görevin ifası amacıyla resmi taşıt görevlendirilmesine ilişkin öneriler,
d) Kamu görevlileri hakkında inceleme ve soruşturma açılmasına ilişkin onay,
e) Kamu görevlilerinin Daireler arası görevlendirilmesine ilişkin öneriler,
f) Birim Amirleri kendi yerlerine geçici görevlendirilmesi hususundaki önerilerini önceden Kaymakam ile görüşüp olurunu aldıktan sonra teklifini yapacaktır.
g) Resmi ve Özel Kuruluşlarca düzenlenen yurt dışında bulunan vatandaşlarımızla ilgili olan evraktaki imza ve mührün onaylanması,
h) Uygulaması Kaymakamın onayını gerektiren disiplin ceza teklifleri,
i) Yurt dışında çalışan vatandaşlarımıza ait bakım belgelerinin onaylanması,
j) Hükümet Komiseri görevlendirilmesine ilişkin öneriler,
k) Muhakkik tayin onayları / atama yer değiştirme ve adaylık kaldırma onayları,
l) İlçede umuma mahsus yerlerin (Kahvehane dahil) açılmasına ve mevzuata aykırı durumların saptanması halinde kapatılmasına ilişkin öneriler,
m) Görevden uzaklaştırma, ve göreve iade onayları,
n) Verile emirleri, ödeme onayları ve ek ders ücreti önerileri,
o) 6136 Sayılı Kanun’a göre av tezkeresi onayları,
p) Atama onayı ve ekleri Valilik Makamına gönderilmek üzere ilkokullara hariçten vekil öğretmen atanmasına ilişkin öneriler,
q) Öğretmenlerin ve diğer personelin sportif, gezi yada başka bir amaçla ilçe içinde veya dışında görevlendirilmesine ilişkin öneriler,
r) 2559 Sayılı ve diğer kanunlara göre yapılacak kapatma ve açma Mülki Amirlikçe verilecek ruhsatlara ilişkin belgelerin onayları,
s) Kademe ilerleme onayları,
v) Her il dışına çıkışta ayrı onay alınacaktır.
w) Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından onaylanmasını emrettiği öneriler,
x) Kaymakamın onaylamayı uygun gördüğü diğer yazılar.
8. YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI YAZILAR
a) Belirleyici ve sonuçlandırıcı idari tasarrufa konu olmayan ve takdir kullanılmasını gerektirmeyecek dilekçelerin ilgili birimlere havalesi,
b) Av Ruhsatı verilmesine ilişkin dilekçelerin havalesi,
c) İlçemiz dışında görevli kamu görevlilerinin ilçemizde ikamet eden bakmakla yükümlü oldukları kişilerin muayene ve tedavi isteklerine ilişkin dilekçelerin görevlinin ilgili bulunduğu daireye havalesi,
Ancak konusu ne olursa olsun bizzat Vali yada Vali Yardımcısı tarafından imzalanmış olan tüm yazılar Kaymakam tarafından havale edilecektir.
9. İLÇEDEKİ ŞUBE BAŞKANLARI VE DAİRE MÜDÜRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR
a) İlçe daire Müdürleri arasında yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamın takdirini gerektirmeyen ve bir direktif niteliğini taşımayan, tekniğe ve hesaba ilişkin yazılar,
b) Daire tahakkuk memuru sıfatıyla ödeme emirlerindeki ilgili sütunun imzalanması,
c) Taşıt görevlendirme formunun kendisi ile ilgili sütunun imzalanması,
d) Tekit yazıları ile birimler arasında bir işin incelenmekte olduğunu bildiren yazılar (Tekit biri geçerse Kaymakam tarafından imzalanacaktır).
e) Daireler arasında tip formlarla bilgi alma ve bilgi verme niteliğinde olan Kaymakam katkısına ihtiyaç duyulmayan yazılar,
f) Genelgelerin dosyada kalacak nüshası önemine göre Kaymakam tarafından imzalanan diğer nüshaları (Aslının aynıdır) ibaresiyle birim amirince onaylanıp dağıtılır.
g) Başvuru dilekçelerinin incelenmesi veya bilgi istenmesi için şahıslara ve kuruluşlara yazılan yazılar,
h) Daire amiri olarak dairesinde çalışma düzeninin sağlanması, üst makamlardan gelen genelge ve emirler doğrultusunda birim ve memurlarına çıkarılan yazılar,
i) Kaymakamlık Makamından alınması gerekli görülen onaylara ait yazılar,
j) Dairesi personelinin Hasta Sevk Kağıtlarının imzalanması,
k) Teknik raporların tasdik ve imzalanması,
l) Kanun, Yönetmelik ve Tüzüklerin kendilerine verdiği yetkiye dayanarak imzalanması gereken her türlü evrakın imzalanması.
9. PROTOKOL İŞLERİ
Protokol ile ilgili iş ve işlemlerin yürütümü İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından yapılacaktır. İlçe Milli Eğitim Müdürü, Şube Müdürü ve bir Okul Müdürünün başkanlığında Kaymakamın onayı ile bir komisyon oluşturulacaktır.
10. BAŞVURULAR
Vatandaşlarımız, Anayasamızın 48. maddesi ve 3071 Sayılı ‘Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun’ uyarınca, kendileri yada kamu ile ilgili dilek ve şikayetleri hakkında yetkili makamlara başvurma hakkına sahiptirler, bu nedenle; Vatandaşlarımızın tüm dilek ve şikayetlerine ‘Kaymakamlık Makamı’ daima açıktır.
Kaymakamlıkça başvurularla ilgili olarak, aşağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması uygun görülmüştür.
Dilekçelerin Kaymakam tarafından havale edilmesi asıldır. Ancak belirli konularda karar verilmesini gerektirmeyen dilekçeler hizmetin aksamaması için İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili dairelere havale edilebilecektir. Dilekçelere verilecek cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır. İlçe Yazı İşleri Müdürü Kaymakam adına dilekçe sonuçlarını dairelerden takip edebilecektir.
Kendisine başvurulan Birim Amiri konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse dilekçe Kaymakama arz edilecek ve alınacak direktife göre işlem yapılacaktır.
Basında çıkan ihbar, şikayet ve dilekler ilgili Birim Amirleri tarafından herhangi bir emir beklenmeksizin doğrudan doğruya veya Kaymakamın uyarısı üzerine dikkatle incelenerek ve en kısa zamanda Kaymakama sunulacaktır.
Doğruca ‘Kaymakamlık Makamı’na yapılan yazılı başvurmalar (şikayetler); bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı, bir ihbarı yada şikayeti kapsamadığı taktirde İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından ‘Kaymakam Y.’ İbaresi yazıldıktan sonra imzalanacaktır. Genel Evrak Bürosunda kaydı yapılıp ilgili kurumun adı dilekçe üzerine yazılmak suretiyle dilekçenin ilgili daireye gitmesi sağlanacaktır. Bu şekilde ilgili birime giden dilekçeler işleme konulacak; gereği için dilekçe sahibine, bilgi için ise Kaymakamlık Makamına yazılacaktır.
11. EVRAK HAVALESINDE USUL
Çok Gizli, Gizli ve Kişiye Özel Yazılar ile şifreler Kaymakam tarafından havale edilerek ve İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Özel Büroda kayıtları tutulacaktır.
Kaymakamlığa gelen diğer Hizmete Özel ve normal yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından açılacak ve gideceği yer (Birim Amirliği) yazıldıktan sonra kaydı yapılarak Kaymakamın imzası ile dağıtım masasınca ilgili dairelere gönderilecektir.
Birim Amirleri kendilerine gelen ve Kaymakam havale-imzası taşımayan evrak arasında, kendi takdirlerine göre Kaymakamın görmesini gerekli gördükleri evraklar hakkında derhal bilgi verecekler ve Kaymakamın havale etmesini sağlayarak Genel Evrak Bürosuna kayıt yaptıracaklardır. (Genel Fakslarla ilgili olarak da aynı işlemi yapacaklardır.)
Birim Amirleri tarafından Kaymakamın görmesi için sunulan önemli dilekçe ve evrakların havale bloğunun üst sol köşesine ‘TAKDİM’ anlamına gelen kırmızı kalemle ‘T’ harfi konulacaktır.
Kaymakam tarafından ‘GÖRÜŞELİM’ şerhi konulan evrak, ilgilice Kaymakama sunularak görüşüldüğüne ilişkin Kaymakama parafe edilecektir.
12. YAZIŞMA USULÜ
a) Kaymakam ve Birim Amirleri tarafından imzalanıp gönderilecek yazılarda;
- Başbakanlığın 2004/8125 sayılı ‘Resmi Yazışma Kuralları’ konulu ve 2007/18 sayılı genelgesine,
- 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu’na
- ‘Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği’ne uyulacaktır.
b) Anılan Kanun, Genelge ve Yönetmeliğe uygun hazırlanmayan yazılar imzalanmayarak iade edilecektir.
c)Bütün yazılar açık, okunaklı, özlü, temiz ve düzgün yazılarak, varsa ekleri ile birlikte imzaya sunulacaktır. Ekler; başlıklı, ek numaralı ve onaylanmış olacaktır.
d) Yazıların Türkçe dilbilgisi kurallarına uygun hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak yansıtılması zorunludur.
e)Aynı görev unvanı ifade ettiği halde Müdür Muavini, Müdür Yardımcısı şeklinde farklı olarak kullanılan ifadeler yerine ‘Müdür Yardımcısı’ ibaresi yazılacaktır.
f)Onaylarda ‘Olur’, ‘Muvafıktır’ gibi değişik ifadeler yerine, onay için ‘OLUR’ deyimi kullanılacaktır. İmza yeri için yeterli bir açıklık bırakılacaktır.
g)Yazıların sonuç bölümünde yer alan ‘Arz ederim’, ‘Saygılarımla arz ederim’ vb ifadelerin yerine ‘Arzederim’ deyimi kullanılacaktır.
h)Valilik Makamına yazılacak yazılarda ‘İl Makamına’, ‘Vilayet Makamına’ gibi değişik ifadeler yerine ‘VALİLİK MAKAMINA’ şeklinde yazılacak, altına baş harfleri büyük olmak kaydı ile ilgili İl Müdürlüğü ve onun altına ilin adı yazılacaktır.
13. YÜRÜRLÜK
Bu Yönerge yayım tarihinden itibaren yürürlüğe girer.
KAYMAKAM
DAĞITIM
Gereği : Bilgi:
Kamu Kurum ve Kuruluşlarına Balıkesir Valiliğine
(Yazı İşleri Müdürlüğü)
|